Comunicazione interna: perché è importante?

Spesso, quando si parla di comunicazione per un’organizzazione non profit, il pensiero vola subito verso la comunicazione esterna: relazioni con i media, pubbliche relazioni, organizzazione eventi, digital marketing o social media management.

Eppure, c’è un aspetto troppo spesso sottovalutato, ma altrettanto importante: la comunicazione interna.

Si tratta delle attività che permettono a dipendenti, collaboratori e volontari di essere costantemente aggiornati sulla vita dell’organizzazione. Ma perché così importante la comunicazione interna? Ha a che fare con 2 aspetti fondamentali sul buon funzionamento del lavoro:

  1. L’employer branding: un professionista informato sulle attività dell’organizzazione per cui lavora, è un professionista che si sente al centro del progetto. Ciò lo porterà ad essere appagato professionalmente e umanamente. E, di conseguenza, le sue prestazioni saranno migliori. Inoltre, terrà a restituire verso l’esterno un’immagine positiva dell’organizzazione, veicolando messaggi e condividendo valori.
  2. Ottimizzazione del lavoro: tenere aggiornati i dipendenti su iniziative e obiettivi, permette un’accelerazione delle attività e una risposta più immediata di tutti i dipartimenti, per ogni nuovo progetto.

Immaginate, ad esempio, un cambio Cda, del quale il personale non sia stato informato fino al giorno stesso dell’insediamento del nuovo consiglio. Cosa accadrebbe se il reparto amministrativo dovesse trasmettere un’informazione urgente al nuovo presidente? Sicuramente ci sarebbe un ritardo notevole. E a volte può bastare una firma apposta un giorno dopo la scadenza per far saltare un progetto che ha impiegato mesi di lavoro, con una perdita importante di risorse economiche.

Per questi motivi, prima di comunicare con l’esterno, assicuratevi che la comunicazione interna funzioni alla perfezione. Capiamone diversi aspetti.

Comunicazione interna VS comunicazione esterna

Quando si redige un piano di comunicazione, non c’è molta differenza tra interno ed esterno, almeno per quanto riguarda i metodi. Cosa cambia, quindi?

  1. Pubblico. Le persone che intendete raggiungere: si tratta naturalmente dei dipendenti e dirigenti, ma anche dei volontari e dei collaboratori.
  2. Bisogni. Si tratta di desiderio di appagamento e sentirsi parte integrante di una squadra. Ma anche di poter svolgere un lavoro nel modo più semplice e immediato possibile. In altri termini, ogni risorsa deve possedere tutte le informazioni per poter svolgere il proprio ruolo al meglio.
  3. Strumenti. Come per la comunicazione esterna, si tratta di un’attività cross mediale. Potete utilizzare una mailing list interna, un’area intranet o Facebook Workplace, per le informazioni schedulate. Ad esempio, potete utilizzare un notiziario a strettissimo giro, magari settimanale, sulle attività delle organizzazioni. Ma anche strumenti offline, meno frequenti: cene, feste, workshop o eventi di team building. O magari partire da una semplice bacheca fisica dove appendere le info più importanti.
  4. Messaggio. Rigorosamente informale. Il messaggio che deve passare è: siamo una famiglia.

Livelli di informazioni

Ovviamente, ci saranno alcune informazioni che dovranno essere veicolate a tutto lo staff. Altre, invece, esclusivamente ad alcuni settori. Questo, ovviamente, per motivi di sicurezza e privacy. Ma anche per evitare che la comunicazione interna si trasformi in fastidioso spam, con la conseguenza di ottenere il risultato opposto.

Annunciare ad esempio la progettazione di un nuovo logo può essere comunicata in prima battuta esclusivamente ai professionisti che si occuperanno di metterlo a punto. Allo stesso tempo, l’annuncio del nuovo logo è una comunicazione che deve essere recapitata a tutti i dipendenti, ampiamente prima del suo lancio in pubblico, affinché possano aggiornare in tempo tutti i suoi campi di applicazione.

E le informazioni personali?

È giusto comunicare un matrimonio, la nascita del figlio di un dipendente o un lutto?

Dipende. Non c’è una regola fissa, ma varia, ovviamente, dalla grandezza dell’organizzazione e dal tipo di relazione che lega i suoi dipendenti. Per una onlus di piccole dimensioni, è più facile creare delle reti relazionali che si avvicinino molto a quelle amicali, in termini di emotività. In questo caso, ricevere congratulazioni, auguri o condoglianze con una comunicazione intera, può essere piacevole.

Nelle grandi organizzazioni, invece, può non essere gradito da tutti, che tali informazioni vengano diffuse anche a dei colleghi semisconosciuti.

Il nostro consiglio, in questo caso è: valutate caso per caso.

E i donatori?

Sicuramente i grandi donatori o i donatori abituali meritano di più degli altri, in termini di coinvolgimento e appagamento. In questo senso, cercate di coinvolgere anche loro nel vostro piano di comunicazione interna.

Tuttavia, inseriteli in un target separato. Ricordate che, pure essendo un vostro sostenitore, il donatore non è un dipendente dell’organizzazione. Coinvolgetelo in tutto ciò che riguarda gli obiettivi raggiunti e le good news, mentre tenetelo all’oscuro su alcuni dettagli sensibili, che potrebbero compromettere la fuoriuscita di informazioni che possono penalizzarvi.

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