Fundraising: 7 consigli per organizzare un evento di raccolta fondi

La rivoluzione digitale ha trasformato profondamente il mondo del fundraising. La raccolta fondi, sempre di più, si muove attraverso nuovi media e nuove piattaforme.

Tuttavia, il digital fundraising non ha ancora mandato in pensione i vecchi metodi offline per ricevere donazioni. Proviamo a darvi 7 consigli su come organizzare un evento di raccolta fondi.

Obiettivi

Prima di entrare nella fase operativa dell’organizzazione, dovete fissarvi degli obiettivi. Innanzi tutto stabilite se la raccolta fondi è lo scopo principale dell’evento. In questo senso, potete prendere due strade: via diretta e indiretta.

Nel primo caso, l’evento ha come fine ultimo ricevere donazioni. Con il metodo indiretto, invece, volete solamente farvi conoscere o allargare la rete dei vostri sostenitori, con l’obiettivo di trasformarli in donatori in un secondo momento.

Qualunque sia la vostra scelta, stabilitelo prima. Ma nel caso in cui decidiate di fare fundraising direttamente, dichiaratelo e siate trasparenti. Spiegate ai partecipanti per quale motivo state raccogliendo fondi e in quali progetti andranno investiti. E soprattutto stabilite un range di donazioni che prevedete raggiungere. Vi servirà per la pianificazione.

Budget

La fase di pianificazione inizia con lo stanziamento di un budget. Questa cifra deve comprendere tutte le spese che saranno necessarie per lo svolgimento dell’evento: personale, affitto dello spazio, ristorazione, intrattenimento, trasporti eccetera.

Il budget, ovviamente, deve essere proporzionale al tuo obiettivo. Più è alta la cifra che vi prefissate di raggiungere, maggiore sarà l’investimento iniziale.

Vi consigliamo di ritagliarvi un margine delle risorse investite, per eventuali spese impreviste.

Target

Qual è il target di riferimento per il vostro evento? Si tratta di una raccolta in cui saranno invitati tutti? O è orientato verso un gruppo specifico?

Selezionate attentamente il pubblico di riferimento: genere, fascia di età, nuovi sostenitori o donatori fidelizzati. Vi servirà per stabilire che tipo di evento organizzare.

Se volete allargare il vostro network a una fascia di età più giovane, potete organizzare un torneo o un concerto. Per un target più adulto, invece, potete organizzare una cena o una degustazione.

Potete anche rivolgervi esclusivamente ai donatori più assidui. Cercate di organizzare un evento che abbia un valore aggiunto per chi vi partecipa: loro sono il carburante della vostra organizzazione e vanno premiati. In questo caso, non chiedete direttamente una donazione, sembrerà che vogliate spremerli e che il vostro unico interesse sia il loro portafogli.

Al contrario, fate in modo che siano loro a ricevere qualcosa da voi.

Ospiti

La selezione del target vi aiuterà a scegliere il giusto influencer. Spesso molti artisti accettano di partecipare a eventi di beneficenza senza chiedere compenso. Se avete questa possibilità, sfruttatela: l’evento avrà più successo, sia in termini di partecipazione, che di donazioni.

Pianificazione

È la parte operativa: data, luogo, location e numero previsto. Organizzate tutto nel minimo dettaglio e muovetevi con largo anticipo. Gli imprevisti, in questo tipo di lavoro sono dietro l’angolo e rischiate di trovarvi all’ultimo minuto con ancora molti dettagli da sistemare.

Marketing e comunicazione

L’evento è un prodotto e deve essere commercializzato. È necessario convincere i sostenitori che siete all’altezza del loro tempo e del loro denaro. Pianificate una campagna di comunicazione, utilizzando tutti i vostri canali: profili social, newsletter e sito (potete aggiungere il vostro evento anche nella sezione dedicata qui su PNP)

Se vi state rivolgendo prevalentemente ai donatori più fidelizzati, potete anche fare delle telefonate o usare sistemi di messaggistica istantanea come Facebook Messenger o WhatsApp. Ma solamente se avete con loro un rapporto diretto e informale.

Ringraziate

Una volta terminato l’evento, ringraziate. Fatelo direttamente sul posto e anche qualche giorno dopo con un’email o un post su Facebook.

Potete anche regalare qualcosa di simbolico a chi ha partecipato: una maglietta, un buono sconto o un contenuto che solitamente fornite a pagamento, come un breve corso di formazione online.

Fate sentire importanti i vostri donatori. Assicuratevi, ad esempio, che ci sia un fotografo, raccogliete le immagini migliori e postatele sui vostri profili social.

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