Non dirmi che nella tua vita non ti è mai capitato di organizzare un evento privato. Il tuo compleanno, una cena di lavoro, la festa a sorpresa per un’amica … Si!adesso ti chiedono di organizzare il tuo primo evento di raccolta fondi a favore dell’Associazione per cui lavori.
Niente paura, lo so, tutti hanno grandi aspettative nei tuoi confronti. E’ la prova del 9, non puoi deludere il tuo capo e soprattutto hai la responsabilità della riuscita dell’evento per reperire i fondi necessari a finanziare il vostro progetto. Fai un bel respiro, prendi carta e penna e inizia a fare un po’ di brainstorming, magari coinvolgendo qualche collega in pausa caffè, o un amico sensibile alla causa della tua associazione.
Ricorda che le idee prendono forma attraverso il confronto e attraverso uno sguardo profondo ai particolari intorno a noi. Per prima cosa è necessario pensare ad un concept: un evento senza concept è come Tom senza Gerry, Topolino senza Minny è il compagno che ti guiderà per tutto il viaggio.
Ripercorri tutti i momenti dell’evento e immedesimati n un ospite della serata! Cosa ti aspetti, cosa vorresti, come vorresti essere emozionato?
Il passo successivo è iniziare a porti alcune domande che in fondo tutti sappiamo, anche tu fundraiser insicuro, ma hanno bisogno di essere espresse e impresse per fotografare il quadro dell’evento:
- Qual è l’obiettivo dell’evento? introiti, offerte, promozione?
- Ho budget? Riesco a trovare tra il mio network qualche azienda che sia interessata a partecipare come sponsor dell’evento?
- Che pubblico intendo raggiungere? Qual è il target di riferimento, quale età, quali interessi?
- Di che tipo di Location ho bisogno per attirare e fare stare bene il mio target?
- Di quale intrattenimento? Cosa piace al mio target?
- Quali ingredienti ho bisogno per avere un ROI positivo? (Fare un consuntivo dei potenziali costi e ricavi.) Quale sarà il mio impegno in termini di tempo?
- Come lo comunico?facebook, email, invito cartaceo, sms, volantini, attraverso i miei partner?
- Ho bisogno di un supporto organizzativo? Durante la serata avrò bisogno di un dell’aiuto dei volontari?
A parte tutti questi ingredienti che ti ho elencato, credo che alla base ci debba essere passione da parte tua e da parte delle persone che deciderai di coinvolgere per aiutarti nell’impresa.
Dai tuoi colleghi con cui deciderai di staffarti, al proprietario della location, ai tuoi amici, o amici dei tuoi amici che si renderanno disponibili a far girare voce del tuo evento, ai musicisti, al barman, all’atmosfera che deciderai di creare. La sinergia tra persone che mettono il cuore e si appassionano alla tua causa è il valore aggiunto. A fine evento sarà di fondamentale importanza per tutti gli attori coinvolti ricevere ringraziamenti, fotografie e anche un report dell’evento.
Bellissimo post! Tutte le domande hanno risposte spontanee dentro di me, solo una domanda però : ma quando si organizzano questi eventi su cosa e’ più preferibile guadagnare? Sui sponsor o sui ospiti?