Enti Terzo settore e libri sociali obbligatori

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L’art 15 del Codice del Terzo Settore elenca i libri sociali che gli Enti iscritti al Registro Unico devono tenere obbligatoriamente.

Tali libri sono:

• Il libro degli associati o aderenti;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni di ogni eventuale altro organo

C’è un ulteriore libro che dovrà essere tenuto da tutte le Organizzazioni di Volontariato, dalla quasi totalità delle Associazioni di Promozione Sociale e da tutti gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di lavoro volontario non occasionale ovvero il Registro dei Volontari che, ricordo, dovrà essere vidimato prima del suo utilizzo da: un notaio o da un segretario comunale o da altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti.

Tornando ai libri obbligatori ci tengo a riportare di quali libri si tratta e come devono essere compilati.

Il libro degli associati

Il libro degli associati e sicuramente il libro più importante dell’associazione, al suo interno vi devono essere riportati i dati anagrafici completi di tutti i soci.

In primis dei soci fondatori e successivamente dei soci che presentano la domanda di ammissione all’organo delegato dallo Statuto ad occuparsi dell’accettazione o meno dell’aspirante socio, di solito l’organo di amministrazione.

Soltanto al momento che il socio risulterà iscritto nel libro degli associati potrà considerarsi membro dell’associazione e quindi potrà partecipare alle attività dell’associazioni e alle sue assemblee.

IMPORTANTE: se nello Statuto è prevista la convocazione all’assemblee a mezzo posta elettronica o sms si ricorda che è essenziale che i dati anagrafici del socio siano corredati da indirizzo mail e/o numero telefonico.

E’ fondamentale che il libro degli associati sia sempre aggiornato perché in caso di controlli potrebbe essere disconosciuto un servizio effettuato ad un associato se questi non è presente.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee

Il libro delle assemblee è anch’esso importantissimo poiché l’assemblea è l’organo più importante dell’associazione ed è questa che dà le linee guida da seguire, il libro dovrà essere compilato in modo cronologico partendo dall’atto costitutivo, (taluni non lo sanno ma l’atto costitutivo è il primo verbale in assoluto dell’associazione) anche se fosse fatto per atto pubblico e poi di conseguenza tutti gli altri verbali che dovranno terminare con le firme del Presidente e del Segretario dell’assemblea.

CONSIGLIO: Per accertare le maggioranze è consigliabile predisporre un documento da far girare tra i presenti e fare firmare per dimostrare la presenza all’adunanza e le relative decisioni approvate o meno.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione

Così come il libro dell’assemblee anche il libro dell’organo di amministrazione è di fondamentale importanza in quanto solo così gli amministratori potranno dimostrare il corretto operato del loro ruolo davanti all’assemblea dei soci e dei terzi.

Ricordo che gli amministratori hanno la totale responsabilità dell’andamento dell’associazione quindi è molto importante per ognuno di loro, e non solo per il legale rappresentante, dimostrare quanto da loro deciso nelle singole adunanze proprio perché su queste scelte ne potrebbero dover rispondere in futuro.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo

Questo libro è obbligatorio in verità soltanto per quelle associazioni che per volontà o per superamento dei limiti previsti dall’art. 30 del Codice del Terzo Settore nominano l’organo di controllo ovvero il collegio sindacale o il sindaco in caso di organo monocratico.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni di ogni eventuale altro organo sociale

Tutti gli altri eventuali organi presenti nello Statuto dell’associazione dovranno adottare un libro nel quale riportare evidenza delle proprie riunioni e delle conseguenti decisioni.

Si ricorda che tutti questi libri sono oggetto di controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria così come previsto dell’art. 94 del Codice del Terzo Settore, si cosiglia, pertanto, di mettere particolare attenzione alla loro compilazione e di tenerli sempre aggiornati.