Event Planning for an insecure fundraiser

Non dirmi che nella tua vita non ti è mai capitato di organizzare un evento privato. Il tuo compleanno, una cena di lavoro, la festa a sorpresa per un’amica … Si!adesso ti chiedono di organizzare il tuo primo evento di raccolta fondi a favore dell’Associazione per cui lavori.

Niente paura, lo so, tutti hanno grandi aspettative nei tuoi confronti. E’ la prova del 9, non puoi deludere il tuo capo e soprattutto hai la responsabilità della riuscita dell’evento per reperire i fondi necessari a finanziare il vostro progetto. Fai un bel respiro, prendi carta e penna e inizia a fare un po’ di brainstorming, magari coinvolgendo qualche collega in pausa caffè, o un amico sensibile alla causa della tua associazione.

Ricorda che le idee prendono forma attraverso il confronto e attraverso uno sguardo profondo ai particolari intorno a noi. Per prima cosa è necessario pensare ad un concept: un evento senza concept è come Tom senza Gerry, Topolino senza Minny è il compagno che ti guiderà per tutto il viaggio.

Ripercorri tutti i momenti dell’evento e immedesimati n un ospite della serata! Cosa ti aspetti, cosa vorresti, come vorresti essere emozionato?

Il passo successivo è iniziare a porti alcune domande che in fondo tutti sappiamo, anche tu fundraiser insicuro, ma hanno bisogno di essere espresse e impresse per fotografare il quadro dell’evento:

  1. Qual è l’obiettivo dell’evento? introiti, offerte, promozione?
  2. Ho budget? Riesco a trovare tra il mio network qualche azienda che sia interessata a partecipare come sponsor dell’evento?
  3. Che pubblico intendo raggiungere? Qual è il target di riferimento, quale età, quali interessi?
  4. Di che tipo di Location ho bisogno per attirare e fare stare bene il mio target?
  5. Di quale intrattenimento? Cosa piace al mio target?
  6. Quali ingredienti ho bisogno per avere un ROI positivo? (Fare un consuntivo dei potenziali costi e ricavi.) Quale sarà il mio impegno in termini di tempo?
  7. Come lo comunico?facebook, email, invito cartaceo, sms, volantini, attraverso i miei partner?
  8. Ho bisogno di un supporto organizzativo? Durante la serata avrò bisogno di un dell’aiuto dei volontari?

A parte tutti questi ingredienti che ti ho elencato, credo che alla base ci debba essere passione da parte tua e da parte delle persone che deciderai di coinvolgere per aiutarti nell’impresa.

Dai tuoi colleghi con cui deciderai di staffarti, al proprietario della location, ai tuoi amici, o amici dei tuoi amici che si renderanno disponibili a far girare voce del tuo evento, ai musicisti, al barman, all’atmosfera che deciderai di creare. La sinergia tra persone  che mettono il cuore e si appassionano alla tua causa è il valore aggiunto. A fine evento sarà di fondamentale importanza per tutti gli attori coinvolti ricevere ringraziamenti, fotografie e anche un report dell’evento.

 

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