Come misurare il successo di un evento Non Profit

Organizzare un asta di beneficenza online o qualsiasi altro tipo di evento di raccolta fondi può essere una scelta vincente, ma le organizzazioni non profit potranno capire se i loro sforzi sono stati ripagati solo se si concentreranno sulla creazione e l’analisi degli indicatori più importanti.

Misurare i risultati degli eventi è diverso a seconda dell’organizzazione, ma in ogni caso vanno pianificati gli obiettivi ed i diversi parametri di valutazione, in modo che possano essere analizzati.

Questo è l’unico modo che permette alle ONP di poter adattare le tattiche per gli eventi futuri e integrare altre aree di raccolta fondi, qualora si rendessero necessarie. Ci sono parametri fondamentali da valutare, ma ci sono anche singole misure da dover prendere in considerazione prima di ogni evento.

Si raccomanda, come primo ed imprescindibile step, di guardare quanto denaro è stato raccolto, quali sono gli utili o le perdite e quante persone vi hanno partecipato. Questo è il primo passo fondamentale e aiuterà le organizzazioni a monitorare i propri progressi in futuro.

Vi sono molti altri dettagli che rivelano come e perché i sostenitori stanno interagendo con l’organizzazione. Vanno inoltre considerate le aree di interazione con i donatori, in particolare per le donazioni più importanti.

evento non profit

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Ad esempio, se l’organizzazione vuole aumentare il numero delle donazioni, bisognerà analizzare quale sia la percentuale di persone che hanno legami affettivi con la causa, ed il numero di persone coinvolte. Questo a sua volta consentirà di poter leggere i progressi dell’organizzazione e di aumentare le donazioni in base all’impatto emotivo delle storie individuali.

Altri parametri da considerare sono il numero dei volontari che hanno partecipato all’organizzazione dell’evento, quante volte i link dell’evento sono stati condivisi tra le varie piattaforme dei social media, per quanto tempo si conserva il rapporto con il nuovo donatore, e quante sono le persone coinvolte nel fundraising e nell’organizzazione di eventi.

MetricheBenchmark di riferimento diventano le guide per valutare se gli sforzi della vostra ONP sono stati ripagati nella creazione e realizzazione di un evento. Questi parametri possono anche rivelare le “opportunità” di crescita e le azioni correttive per consolidare le prestazioni.

Le metriche per eventi più immediate da calcolare sono quindi:

  • Importo totale delle donazioni
  • Utile / perdita
  • Numero di partecipanti

Quali sono le altre metriche che possono davvero fare la differenza nella valutazione ex post di un evento? Eccone alcune:

Strategia Paramentro Argomentazione
Impegnare il maggior numero di persone possibile Tasso di retention (di partecipanti, membri del team, responsabili del team) Misurazione dell’impegno del team, in particolare dei responsabili del fundraising.

Il reclutamento di nuovi donatori ogni anno richiede un impegno maggiore rispetto al mantenere attivi i sostenitori già fidelizzati

Incoraggiare i partecipanti a donare Percentuali fra chi ha donato/chi non ha donato nulla Alcuni sondaggi fatti nel 2012 hanno dimostrato che la principale causa per cui dei partecipanti ad un evento non hanno donato è “Perchè non è stato loro chiesto”.

In questo caso è necessario cambiare o modificare la propria strategia di comunicazione

Incoraggiare la self-donation Percentuale di persone che hanno donato per loro stessi Promuovere la cultura di raccolta fondi, cominciando proprio dai partecipanti all’evento
Incoraggiare i partecipanti ad aggiornare la propria pagina di personal fundraising (se è prevista) Percentuali di pagine personalizzate e/o con storie personalizzate Attraverso la propria storia è più facile convincere la propria famiglia ed i propri amici a donare.

Personalizzando la propria pagina aumentano anche le possibilità che la pagina venga condivisa, aumentando la riuscita della raccolta fondi

Incoraggiare ad usare le mail ed i social media Numero di mail, messaggi e post social / tasso di conversione I dati dimostrano che il numero di mail/messaggi sui social media da parte di un partecipante, sono correlati positivamente all’aumento del numero delle donazioni
Valorizzare lo staff ed i responsabili dello staff Dimensioni del team/Tasso di mantenimento del team Gli eventi in team sono premianti in particolare nelle raccolte fondi peer to peer.

I responsabili dei team devono costantemente monitorare le performance delle singole raccolte fondi.

Più lo staff è motivato, più la retention è alta

 
 

Si consiglia di cominciare scegliendo due o tre aree su cui lavorare e di impostare un proprio standard di riferimento. Alcuni software on-line di raccolta fondi peer-to-peer, permettono di analizzare i dati necessari per calcolare la propria performance rispetto ai parametri di riferimento prefissati.

  • Cominciate il primo anno concentrandovi su alcuni parametri misurabili, ad esempio la percentuale personal fundraiser rispetto ai partecipanti. Riuscirete a capire se la tattica che state usando può contribuire ad influenzare alcuni specifici settori

  • Tracciate gli obiettivi raggiunti nel corso degli eventi che stagionalmente vengono organizzati. Talvolta è necessario cambiare tattica perché vengano raggiunti.

  • L’anno successivo ri-valutate su quali metriche lavorare, scegliendo un nuovo set di parametri su cui concentrarvi, senza dimenticare quelli già utilizzati per migliorare le prestazioni della precedente raccolta fondi.

Tutto questo naturalmente, senza mai scordarsi di far vivere, ai partecipanti del proprio evento, una bellissima esperienza.

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