Come fare un Piano di Comunicazione

Iniziamo con l’affermare che per comunicare in maniera efficace, la nostra associazione (o la nostra azienda) non può fare a meno di un piano di comunicazione. Purtroppo nella maggior parte delle piccole organizzazioni non profit italiane non si ha a disposizione tale strumento e spesso non si ha la più pallida idea da dove cominciare.

Ma che cos’è un piano di comunicazione?

Il piano di comunicazione è un documento (che può essere tranquillamente un semplice file word diviso per capitoli), al cui interno vengono definite tutta una serie di indicazioni su chi siamo noi, chi sono i nostri attuali sostenitori, chi sono i pubblici a cui parliamo e chi sono coloro a cui vorremmo parlare ma ancora non ci conoscono. Quali sono i nostri obiettivi di breve, medio e lungo periodo. Quali sono gli strumenti che abbiamo a disposizione per comunicare. Quando e come li dobbiamo impiegare.

E’ un lavoro lungo e non privo di difficoltà quello di realizzare il piano di comunicazione ma una volta superate le avversità, diventerà il vostro migliore amico. Avrete una direzione, obiettivi chiari, un’identità (più) forte e conoscerete le vostre reali potenzialità.

Non è necessario che creiate da subito il “piano di comunicazione perfetto” ma è necessario iniziare a creare un documento che col tempo potrete perfezionare.

Da dove partire?

Fondamentale la fase di analisi iniziale

Fondamentale la fase di analisi iniziale

#1 Analisi

La fase di analisi è sempre il punto di partenza. Non possiamo decidere cosa fare e dove vogliamo arrivare senza avere bene in mente chi siamo e cosa abbiamo fatto fino a questo momento. Analizzare vuol dire fare una ricerca su tutti i dati che abbiamo a disposizione siano essi il database, il nostro sito web, le statistiche della nostra newsletter, i nostri canali social e chi più ne ha più ne metta.

Ci basterà quindi conoscere bene noi stessi e i nostri attuali followers? Assolutamente NO.

Dobbiamo conoscere anche gli altri giocatori in campo. Capire chi sono coloro che attorno a noi stanno giocando la nostra stessa partita. In poche parole i nostri competitor. Ci sono altre associazioni che hanno una mission simile alla nostra e che operano nel nostro stesso territorio? Bene. Annotiamolo! C’è una associazione che potremmo definire leader nel nostro campo? Prendiamo nota e seguiamoli.. Di sicuro avremo molto da imparare da loro.

Altre domande che dobbiamo porci in questa fase

  • Qual’è il mio trend? Qual’è il trend del mio settore specifico? Analizziamolo
  • Quali sono i periodi dell’anno che devo considerare nella mia comunicazione? Probabilmente ci saranno il Natale, il priodo del 5×1000, sms solidale e magari la nostra campagna istituzionale.. E che altro? Il nostro target sono le mamme? Bene, allora anche la festa della mamma potrebbe essere una data per noi importante.
  • Analizziamo il passato: cosa ha funzionato e cosa no nella nostra comunicazione in passato? Qui ci vorrà un bel bagno di umiltà ma è molto utile riconoscere i propri errori per non ripeterli così come valorizzare i propri successi magari per riproporli. L’importante è segnare tutte queste cose nel nostro Piano di comunicazione.
  • Non dimentichiamo di analizzare il nostro database per capire chi sono i nostri donatori e perché donano. Forse perché sono tutti nostri amici e parenti o perchè sono vicini alla nostra causa? Se già non lo sappiamo è importante cercare di capirlo.
  • Sicuramente ci sono altre analisi importanti da fare ma lascio a voi il compito di rifletterci sopra e se vorrete potrete aggiungere dei consigli nei commenti sotto.

Ora arriviamo al secondo punto fondamentale

La strategia è molto importante in comunicazione

La strategia è molto importante in comunicazione

#2 Obiettivi ed interlocutori

Come si diceva all’inizio, dobbiamo avere chiaro chi siamo, a chi ci rivolgiamo e dove vogliamo andare.

Ora è arrivato il momento di mettere nero su bianco alcune informazioni importanti:

  • Cosa vogliamo comunicare. Sembra facile ed in effetti lo è, ma scriverlo ci aiuterà molto ad averlo sempre chiaro in mente.
  • A chi vogliamo comunicare il nostro messaggio.
  • Quali sono l’identità e la mission dell’organizzazione non profit.
  • Quali sono gli obiettivi finali: che siano reali mi raccomando.
  •  Quantificazione del pubblico di riferimento. A quante persone ci stiamo rivolgendo? Riusciamo ad avere una idea di questo dato?

Il Target

Più riusciamo ad essere specifici sulla definizione del nostro target ideale e meglio potremo lavorare in fase di pianificazione della nostra comunicazione o in fase di creazione di campagne sui social, anche a pagamento.

Facciamo un esempio di quello che potrebbe essere un target ben profilato. Estremizzando diremmo

Sesso: donna
Età: dai 20 ai 50 anni
Residente: Aree urbane
Occupazione: Impiegata, quadro o manager, libera professionista.
Istruzione: Medio-alta
Status: sposata con figli
Tempo libero: Shopping, cura della persona, circolo
Programmi TV preferiti: Informazione, Serials, Films
Riviste: Vanity Fair, Anna, Cosmopolitan
Shopping: Indipendente, informato, segue la moda, i consigli delle riviste e delle amiche

Quali sono i media di cui disponiamo? Quali mancano?

Quali sono i media di cui disponiamo? Quali mancano?

#3 Strumenti di comunicazione

Bene, ma attraverso quali strumenti comunicheremo chi siamo, cosa facciamo, cosa vogliamo a coloro che abbiamo definito come nostro pubblico di riferimento?

E’ arrivato il momento di scrivere all’interno del nostro documento definito “Piano di Comunicazione” quali saranno le nostre armi operative.

Qui si aprirebbe un intero capitolo per cui lasciamo ad ognuno il compito di descrivere i propri strumenti di comunicazione definendone l’utilizzo. Per ognuno di questi bisognerà identificare dei sotto-elementi: il target, il tono della voce, il tipo di messaggio che voglio veicolare su quel mezzo, etc. E non dimenticate di fare un calendario editoriale per questi mezzi specifici. Perlomeno un piano di massima.

Quali sono i mezzi di comunicazione?

  • sito web
  • newsletter
  • canali social (meglio dividerli e trattarne uno per uno. Ogni social meriterebbe un ragionamento a sé)
  • DEM (Direct email marketing)
  • mailing cartacei
  • giornalino dell’associazione
  • brochure, flyer & affini
  • ufficio stampa (vedi il video)
  • campagne stampa
  • guide varie
  • radio e tv
  • i nostri eventi
  • perfino la segnaletica del nostro ufficio. C’è una targa sulla porta? I vicini lo sanno cosa facciamo?
  • etc. etc.

Tutto è comunicazione, anche la firma della nostra mail.

Il budget e le tempistiche del piano di comunicazione

Il budget e le tempistiche del piano di comunicazione

#4 Timing e budget

Per finire non poteva mancare la parte relativa al budget (e al timing). Pensavamo che per fare comunicazione potessero bastare solamente il nostro sforzo? Sbagliato! O almeno, tutto è possibile ma sarebbe meglio poter disporre di un po’ di risorse economiche da allocare alla comunicazione, anche qualora fossero di piccola entità.

Perché servono soldi per fare comunicazione?

Perché coloro che mettono a disposizione meravigliose piattaforme social o spazi pubblicitari sui bus o altrove, campano grazie alle entrate pubblicitarie. Certo in quanto Onlus riusciremo di certo ad ottenere spazi gratuiti su giornali o su siti amici, ma se vogliamo puntare un pochino più in alto sarà necessario investire qualcosa.

Dobbiamo poi tenere sempre presente che alcuni mezzi che apparentemente sembrano gratuiti come facebook, in realtà non lo sono. Certo perché se con i nostri post ci accontentiamo di raggiungere un pubblico tra il 3% ed il 5% dei nostri fan, possiamo anche andare avanti così. Ma se vogliamo crescere e raggiungere un pubblico più ampio, saremo costretti a fare dell’advertising su facebook. Anche piccole cifre, ma ne varrà sicuramente la pena.

Conclusione

Questi descritti sono gli elementi principali per realizzare un Piano di Comunicazione. L’importante è mettersi di impegno e pian piano aggiungere i tasselli che completeranno il puzzle della nostra strategia di comunicazione.

Come vi ho detto all’inizio del post, non sarà necessario creare un capolavoro. Avrete tutto il tempo di correggerlo e migliorarlo. Mi raccomando però, non tenete il vostro documento chiuso in un cassetto ma condividetelo con i vostri collaboratori, con i dirigenti, con i volontari e coloro che più visono vicini. Potrebbero aiutarvi a completare l’opera magari prendendo in considerazione elementi che a voi erano sfuggiti.

E tu, hai un piano di comunicazione? Come lo hai strutturato? Lascia un tuo suggerimento nei commenti sotto.

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